Cara Mudah Membuat Email Perusahaan Dengan Google Workspace

Cara Membuat Email Perusahaan

Cara Mudah Membuat Email Perusahaan Dengan Google Workspace – Alamat email saat ini sudah menjadi salah satu bagian penting dalam proses bisnis. Email adalah saluran komunikasi utama yang dapat menghubungkan kamu dengan pelanggan dan juga karyawan.

Hampir semua bisnis memiliki alamat email sebagai alat komunikasi dan kolaborasi utama. Sebenarnya ada banyak sekali cara atau tutorial untuk membuat email perusahaan. Kali ini kami akan membagikan tutorial membuat email perusahaan dengan Google Workspace.

Bacaan Lainnya

Walaupun ada beberapa vendor dan penyedia hosting email gratis ataupun berbayar, Google Workspace bisa dibilang lebih unggul dan masih menjadi favorit dibanding penyedia lainnya.

Karena pada dasarnya, Google Workspace menyediakan semua alat yang membantu proses tumbuh dan berkembangnya bisnis kamu, seperti Google Drive, Document, Chat dan Meet.

Bagaimana Cara Membuat Email Perusahaan Dengan Google Workspace?

Layanan yang tersedia di Google Workspace dapat membantu kamu membuat email dengan nama domain bisnis kamu sendiri (misalnya, nama@mediaterbaru.com). Dengan demikian, kamu akan mendapatkan alamat email yang profesional.

Lalu untuk menyiapkan akun masing-masing pegawai, kamu perlu membuatnya di panel admin Workspace.

Berikut adalah langkah-langkah yang harus kamu ikuti oleh admin Google Workspace untuk membuat akun email individual.

1. Buatlah Akun Pengguna

Kamu perlu menyiapkan akun Google Workspace untuk setiap pengguna di perusahaan kamu yang akan menggunakan Gmail. Setiap kali kamu membuat akun, kamu harus memberikan nama pengguna, kata sandi sementara, dan juga alamat email dengan nama domain. Ingat bahwa setiap akun dihitung sebagai lisensi, jadi perlu diperhatikan batas pengguna yang ditawarkan.

Untuk menambah akun pengguna baru, kamu hanya perlu melakukan hal berikut ini:

  • Masuk ke panel Google Admin kamu di link berikut: https://admin.google.com/
  • Dari halaman beranda panel Admin, buka option Pengguna.
  • Pada bagian atas halaman, klik Undang pengguna baru atau Tambahkan pengguna baru.
  • Isi formulir yang ada untuk mengundang pengguna baru ke tim, atau tambahkan detail akun mereka.
  • Ulangi langkah ini untuk setiap pengguna yang ingin kamu tambahkan.

2. Siapkan Data MX untuk Mengarahkan Email ke Server Google

  • Kamu dapat menggunakan data MX untuk memverifikasi domain kamu (jika belum di verifikasi).
  • Setelah itu, kamu baru bisa menyiapkan Gmail sebagai email profesional kamu.
  • Setelah kamu beralih ke data MX Google, kamu bisa mendapatkan email di kotak masuk Gmail atau melalui provider email lainnya seperti Microsoft Outlook.
  • Proses ini perlu dilakukan setelah membuat akun pengguna untuk orang yang akan menggunakan Gmail dengan domain organisasi atau perusahaan kamu.

3. Impor setiap Email Pengguna yang sudah dibuat ke Google Workspace

  • Jika pengguna kamu sudah menggunakan server email lain yang bukan Google Workspace, datanya dapat kamu dialihkan ke server Google. Misalnya, jika data email kamu yang ada di Microsoft Outlook, dapat kamu arahkan ke akun Google baru kamu.
  • Google juga menawarkan panduan yang membantu kamu untuk memindahkan data perusahaan, seperti email, kalender, kontak, folder, file, dan izin, ke Google Workspace.

4. Melakukan Otorisasi dengan SPF

Langkah keempat adalah dengan menambahkan data SPF ke pengaturan DNS domain kamu. Hal ini akan mencegah spammer memalsukan pesan menggunakan alamat bisnis kamu. Selain itu, pesan yang dikirim dari domain kamu juga tidak akan disalah artikan sebagai spam. Jika kamu tidak ingin pesan kamu ke klien dan penerima penting berakhir di folder spam, sangat disarankan untuk menambahkan data SPF.

5. Membantu Mencegah Spoofing, Phising, dan Spam pada akun

Selain menambahkan SPF, kamu juga dapat mengatur perlindungan lain terhadap spam dan spoofing palsu terhadap akun kamu. Google memiliki panduan yang mengajarkan cara menyiapkan autentikasi Gmail, dengan SPF, DKIM, dan juga DMARC.

6. Menambahkan Nama Domain yang Lain

Beberapa perusahaan kadang memiliki beberapa nama domain, dan kamu dapat menambahkan semuanya ke akun Google Workspace. Dengan melakukan ini, pengguna dapat memiliki alamat email hanya di satu atau beberapa domain kamu.

7. Siapkan Gmail yang Terintegrasi untuk Perusahaan kamu

Selain mengakses dan mengatur pesan email, pengguna email Google Workspace juga dapat melakukan obrolan, tugas, dan rapat melalui video di Gmail.

Perlu kamu ketahui Google Workspace menyediakan Google Chat yang dapat langsung kamu akses di Gmail. Kamu hanya perlu mengaktifkan Chat di panel Admin. Kemudian, minta pengguna kamu mengaktifkan Chat di Gmail di setiap akun mereka. Langkah ini juga bisa kamu lakukan untuk mengaktifkan Google Meet, Calendar, dan Drive di Gmail.

Semua fasilitas yang ada pada Google Workspace dibuat didasarkan oleh kebutuhan bisnis kamu. Misalnya, kapasitas penyimpanan Cloud yang besar, jumlah anggota yang banyak, keamanan serta kontrol manajemen yang dapat ditingkatkan, dan masih banyak lainnya.

Jika ditelusuri lebih dalam membuat email perusahaan dengan Google Workspace memang memiliki banyak keunggulan yang bisa rasakan manfaatnya untuk bisnis kamu. Selamat mencoba!Thanks for reading see you and babay…

Pos terkait

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.